bénéficiaires effectifs et registre des bénéficiaires effectifs
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Bénéficiaire effectif et registre des bénéficiaires effectifs

Par Stéfanie , le 26 novembre 2021

Depuis le 1er août 2017, le remplissage du registre des bénéficiaires est une obligation que tout entrepreneur doit respecter.. Avant de démarrer son activité, l’entreprise se doit de donner aux autorités compétentes la liste de ses bénéficiaires effectifs. Détenir une liste de bénéficiaires effectifs permet de connaitre qui dirige réellement chaque société et cette pratique obéit à certaines étapes que tout entrepreneur doit appréhender avant de lancer une activité.

Bénéficiaire effectif et registre des bénéficiaires effectif, quelques précisions

Ce que l’on entend par bénéficiaire effectif

Un bénéficiaire effectif désigne une personne physique qui détient, directement ou indirectement, 25% du capital social ou du droit de vote dans une entreprise. Pour une société à plusieurs associés, la définition de bénéficiaire réel présente une exception. Il ne peut pas être une personne morale, même si celle-ci détient la part majoritaire en capital social.

Quant au registre des bénéficiaires effectifs, il fait référence au document dans lequel figure la liste de ces personnes physiques au contrôle de l’entreprise. En annexe, il contient les détails sur l’identité des bénéficiaires effectifs ainsi que les modalités de gestion appliquées à la structure.

Lors de la création d’une entreprise, il est préférable de dresser un registre contenant la liste des bénéficiaires effectifs avant de pouvoir procéder à l’immatriculation de la société au RCS. Chaque modification administrative fait l’objet d’une mise à jour auprès de l’entité compétente.

Quelles sont les entreprises concernées

Relatif à la loi 139 et à l’article n° 2016-1691 (la loi Sapin II), toute société française devant passer par l’immatriculation à la RCS a l’obligation de détenir un registre des bénéficiaires effectifs. Ainsi, les sociétés commerciales au statut de SARL, de la SA, ou fonctionnant comme une SAS et une SCS sont concernées. Les EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) et les SNC (société en nom collectif) complètent cette longue liste d’entreprises concernées par la déclaration de bénéficiaire effectif.

Les sociétés civiles, telles que les SCM ou société civile de moyens, les SCP ou société civile professionnelle, les SCI ou société civile immobilière et les sociétés de placement respectent également cette loi. Les groupements d’intérêts économiques (GIE), ainsi que toutes les associations immatriculées au registre du commerce et des sociétés sont soumis à cette obligation, sans oublier les organismes de placement collectif et toutes sociétés étrangères sises en France.

Les conditions pour devenir bénéficiaire effectif

Une personne physique ne peut devenir un bénéficiaire effectif que si elle remplit les conditions requises pour ce titre. Plusieurs critères permettent de nommer le bénéficiaire effectif. Pour cela, la personne physique doit avoir le contrôle sur toute l’entreprise.

Ce contrôle peut être exercé de manière directe ou indirecte selon le montant de son action dans le capital social de la société. On parle de contrôle direct lorsque la personne physique détient à lui seul plus de la moitié du bien de la société. Dans le cas contraire, il s’agit d’un contrôle indirect.

Outre son pouvoir de décision, la personne physique bénéficie de 25% et plus du capital social ou des droits de vote sur la société. Dans le cadre d’une société holding, posséder des actions dans une société et détenir 100% des parts dans l’une des structures permet également de devenir un bénéficiaire effectif.

Les étapes à suivre pour la déclaration d’un bénéficiaire effectif

La déclaration des bénéficiaires effectifs (ou DBE) requiert quelques étapes de réalisations.

Le formulaire MBE

Les formalités de déclaration commencent par le remplissage du formulaire dédié à cet effet : le formulaire MBE. Il s’agit de renseigner la dénomination sociale, le siège, la forme juridique, le greffe compétent et le numéro d’identification de la société dans la partie réservée à cet effet. Outre la partie liée à la société, une autre section expose les renseignements sur les bénéficiaires effectifs. Elle affiche la civilité, le nom, le prénom, l’adresse, la nationalité, la date et le lieu de naissance de la personne physique.

Étant donné que chaque bénéficiaire a sa propre modalité de contrôle, toutes les options de gestions figurent également dans cette rubrique. La personne physique doit répondre à l’une des possibilités suivantes :

  • Détenir plus de 25% du capital social de la société, d’une manière directe ou indirecte
  • Détenir plus de 25% du droit de vote au moment des assemblées générales, sauf mention particulière,
  • Avoir un contrôle sur l’Assemblée générale des associés ou des actionnaires, sur les organes d’administration, de gestion ou de direction de la société
  • Si aucune personne physique ne peut être liée à ces trois options énoncées ci-dessous, le représentant légal de la société endosse le titre de bénéficiaire effectif.

Pour chaque bénéficiaire effectif, la société procède au remplissage d’un « intercalaire bénéficiaire effectif » supplémentaire. À noter que ce formulaire est à compléter pour chaque bénéficiaire effectif et à déposer au greffe du tribunal de commerce. Le document est téléchargeable sur le site de l’infogreffe sous la rubrique Formulaire M’BE. Dans la majorité des cas, le dépôt de formulaire se fait avec la demande d’immatriculation de la société. Lors de la visite au site de l’infogreffe, il est conseillé de cocher la case « Intercalaire (Suite des M0 – M2 – M3) ».

Les coûts des déclarations

Le greffe du tribunal de commerce applique un tarif établi selon le code du commerce pour une déclaration des bénéficiaires effectifs. Le montant dû varie en fonction du type de formalité choisi : avec formalité ou hors formalité.

Déclaration hors formalité

Pour une déclaration hors formalité, les personnes morales immatriculées à partir du 1er août 2017 doivent prévoir 46 euros. Pour les personnes morales immatriculées avant le 1er août 2017, cette déclaration coûte 98 euros. Chaque modification ou complément d’information nécessite une dépense de 90 euros.

Déclaration avec formalité

Pour faire une déclaration avec formalité, les personnes morales immatriculées à partir du 1er août 2017 doivent prévoir 43 euros. Déclarer les bénéficiaires effectifs auprès de l’infogreffe requiert 95 euros pour toute personne morale immatriculée avant le 1er août 2017 et un rajout ou une modification des informations coûtent 87 euros.

Quand faut-il faire les déclarations ?

Le dépôt du document relatif à la déclaration du bénéficiaire effectif au greffe du tribunal de commerce se fait durant les formalités de création d’entreprises. Avec la demande d’immatriculation, il a lieu au plus tard 15 jours après la réception du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprises.

Quant à la modification des informations initialement transcrites au registre des bénéficiaires effectifs, elle se fait 30 jours après la réception d’un acte qui confirme l’ajout des détails suscités. Il s’agit de faire un dépôt des documents complémentaires pour mettre à jour les contenus du registre des bénéficiaires.

Les pénalités en cas d’absence de déclaration

Une personne morale peut être lourdement sanctionnée si elle ne fait pas de déclaration relative aux bénéficiaires effectifs. Qu’il s’agisse d’un acte volontaire ou d’une omission, la déclaration des informations fausses ou incomplètes est également interdite par la loi. Des pénalités s’appliquent également pour un oubli de mise à jour des informations obligatoires auprès du registre des bénéficiaires effectifs, s’il y a une modification de situation.

Dans ce cas, la société ou son représentant légal risque 6 mois d’emprisonnement, en plus d’une amende à partir de 7500 euros. Outre ces sanctions, les dirigeants peuvent faire l’objet d’une interdiction de gérer et d’une perte totale ou partielle de leurs droits civils et civiques. Dans le pire des cas, des sanctions pénales conduisent à la dissolution totale de la société.

Afin d’éviter toute pénalité, la déclaration des bénéficiaires effectifs et le dépôt du registre doivent se faire à temps et selon les règles. En cas de difficulté, le gérant peut toujours avoir recours au service des experts en procédure de création d’entreprises.