Comment de temps faut-il conserver les papiers d’une entreprise fermée ?

Garder une trace écrite des opérations effectuées au cours de la vie sociale d’une entreprise figure parmi les obligations d’un entrepreneur. Même si la société n’existe plus, les papiers reçus et rédigés dans le cadre de l’exercice de son activité doivent être conservés pendant une durée bien déterminée. Conservés à titre de preuve, ces documents d’entreprise font l’objet d’une loi relative à leur durée de conservation. Le non-respect de cette législation est passible de lourdes sanctions. Mais quels papiers faut-il garder, pourquoi les conserver et pour combien de temps ? Voici les réponses à ces questions.

Quels documents conserver ?

L’obligation de conserver les différents documents d’entreprise est prévue par le Code de travail, le Code de commerce et le Code général des impôts. Tout dossier relatif à la fiscalité, les documents comptables et bancaires, les documents civils et commerciaux, ainsi que les documents sociaux doivent être gardés. Le délai de conservation varie en fonction de la date de prescription.

Afin d’éviter toute confusion, il est préférable d’être vigilant quant au contenu et aux mentions figurant dans les pièces justificatives. Les dates, la nature du document, le montant de l’opération et l’identification du client ou du fournisseur doivent clairement y figurer.

Pourquoi conserver les documents d’une entreprise fermée ?

À la fin de ses activités, ces papiers servent d’archives à l’entreprise. Par définition, les archives désignent l’ensemble des documents produits ou reçus par la société durant son activité. Quels que soient leur date d’établissement, leur forme et leur support matériel, ces éléments doivent être conservés. Au cours de la vie sociale ou après sa fermeture, la conservation des documents d’entreprise permet de disposer des informations utiles concernant son activité et d’assurer une gestion efficace lors de la déclaration d’arrêt d’activité.

Pour une société à plusieurs actionnaires, ces dossiers constituent la preuve des droits et des obligations de chaque associé. En cas de litige avec un client ou un fournisseur, ils servent de garantie pour départager les deux parties. Ces documents permettent de faire face à d’éventuels contrôles de l’inspection de travail, de l’administration fiscale, de l’Urssaf, ou à des actions en justice de la part des salariés.

D’origine et de contenus divers, ces papiers deviennent une source historique et complémentaire des archives publiques. Après la fermeture de l’entreprise, ils servent à enrichir les informations historiques, économiques, politiques et sociologiques d’un territoire donné.

Quelle est la durée légale de conservation des papiers d’une entreprise fermée ?

Lorsqu’une société fait face à des difficultés financières ou envisage de mettre fin à son activité, la durée de conservation des documents devient une priorité. En tenant compte de la possibilité de contrôles effectués par un ministère ou une administration, la durée légale de conservation à respecter est en adéquation avec les délais de prescription.

Cette durée varie en fonction de la nature de document concerné. Dès l’acquisition de la prescription, les actions de revendication ne sont plus possibles et les éléments de preuve afférents à cette situation n’ont plus besoin d’être conservés. Pour un entrepreneur, il est préférable de connaître les délais de conservation applicables à chaque type de document.

Documents à conserver pendant 3 ans

Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans. Les documents relatifs à la vie de la société notamment les feuilles de présence, les rapports du gérant ou du conseil d’administration ainsi que les convocations ont également une durée de conservation de 3 ans.

Papiers à conserver pendant 5 ans

Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les clauses établies pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.

Les documents relatifs au personnel comme les bulletins de paie (imprimé sur papier ou au format électronique), les contrats de travail, les dossiers liés aux salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte ont un délai de conservation de 5 ans.

Les documents en rapport avec la propriété intellectuelle (marque, dessin, logo) et le dossier d’un avocat sont à garder durant 5 ans.

Papiers à conserver pendant 6 ans

L’article L102B du livre des procédures fiscales classe les documents fiscaux comme des éléments à conserver pendant 6 ans. Ces dossiers comprennent les registres et les livres ainsi que les documents relatifs aux droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration. Notez que ce délai peut être porté à 10 ans en cas d’activité occulte, de fraude fiscale, de travail dissimulé et d’absence de déclaration.

Papiers à conserver pendant 10 ans

Tous les documents comptables comme les livres et les registres comptables, les comptes annuels tel que le bilan, le compte de résultat et ses annexes, ainsi que les pièces justificatives ont une durée de conservation de 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice fiscal. Les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bon de commande ou bon de livraison) doivent aussi être conservés pendant 10 ans.

Papiers à conserver pendant 30 ans

Les contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés pendant 3 décennies. Après une liquidation judiciaire ou une radiation de l’entreprise, le temps de conservation des papiers est le même que celui indiqué ci-dessus.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation des documents ?

En cas de perte des documents, comptables ou autres documents relatifs à la vie de l’entreprise, l’entrepreneur doit en informer l’inspecteur des impôts par lettre recommandée avec accusé de réception, dans les 15 jours suivants la date de ladite perte.

La non-conservation des documents d’entreprise peut valoir des sanctions selon les circonstances. L’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 euros lorsque les pièces comptables ont été perdues ou détruites. Outre les sanctions, l’entrepreneur risque une peine d’emprisonnement en cas de faux et usages de faux et de fraude fiscale.

Afin d’éviter ces sanctions, il est prudent de miser sur un système d’archivage efficace pour la conservation pérenne de certains documents d’ordre légal, avant de les détruire.