Les mentions obligatoires d’une facture

Les factures qui sont établies par un professionnel pendant une vente ou la réalisation d’une prestation devraient comporter un certain nombre de mentions obligatoires. En tant que professionnel, vous devez respecter les obligations concernant la facturation, ainsi que les règles de forme à respecter lors de l’édition de vos factures. Voici les mentions obligatoires des factures.

Les règles pour la forme

Une facture en tant que note détaillée de services réalisés ou de produits achetés devra répondre à certaines caractéristiques concernant la forme :

• Écrite en langue française ;
• Établie en deux exemplaires. L’original devra aller au client.
• Comporte quelques indications détaillées.

Notons qu’une entreprise étrangère basée en France pourra aussi facturer sous quelques conditions :

• Facturer dans une monnaie étrangère à condition que la monnaie soit reconnue internationalement et convertible (livre sterling, euro, dollar, etc.). Il faudra également que la réintégration dans la comptabilité de l’entreprise soit faite en euros.
• Écrire la facture dans une langue étrangère (l’administration a le droit de demander une traduction certifiée par un traducteur juré afin de pouvoir faire un contrôle).

Rappel de toutes les mentions obligatoires

Selon l’article L441-3 du Code de Commerce, toute facture qui est émise par un professionnel devra comporter les mentions obligatoires suivantes :

• L’identité du professionnel et du client,
• Le numéro individuel qui permet d’identifier la TVA du professionnel, ainsi que du client quand il autoliquide la TVA (pour une opération réalisée à l’étranger) ;
• La date de l’émission de la facture ;
• Le numéro de la facture ;
• La date de vente ou de la prestation;
• La quantité, la dénomination précise, ainsi que le prix unitaire hors TVA des produits qui sont vendus ainsi que des services rendus ;
• Les réductions de prix d’acquisition pendant la vente ou la prestation en cas de taux différents ;
• La somme totale de la TVA ;
• La somme totale qu’il faudra payer hors taxes (HT) et toutes les taxes comprises (TTC),
• Les conditions pour le règlement ;
• Les conditions d’escompte pour les paiements anticipés ;
• Le taux de pénalités exigibles s’il y a un retard de paiement ;
• Le montant ou l’indemnité forfaitaire pour le frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

Depuis le 1^er octobre 2019, on a eu deux mentions qui doivent présentes sur les factures :

• L’adresse de facturation des parties quand elle est différente de leur adresse ;
• Le numéro de bon de commande préalablement établi par l’acquéreur.

Dans certains cas, il y a d’autres mentions qui devront être indiquées sur les factures. Les infractions aux règles de facturation seront sanctionnées par une amende administrative, prononcée par l’autorité qui est chargée par la concurrence ainsi que la consommation. La somme de l’amende pourra atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale, une entreprise.

Comment numéroter les factures

Chaque facture émise par le professionnel devra comporter un numéro. Le numéro qui est attribué à une facture ne sera pas mis au hasard et n’importe comment. Le numéro devra être unique et se base sur la séquence chronologique continue et sans rupture. Si vous en avez le besoin, vous pouvez utiliser des préfixes comme l’année ou le mois de l’année.

On devra utiliser une numérotation des factures : « année-numéro » ou « année-mois-numéro ». Pour les factures avec plusieurs pages, chaque numéro devra présent sur chacune d’elle.

Les mentions qui se rapportent à l’identification des parties

Le personnel devra mettre sur les factures toutes les informations qui vont permettre de les identifier. Vous devez donc indiquer :

• Pour l’entrepreneur individuel, il faudra mettre le nom, le prénom, et aussi le nom de commerce ;
• Pour une entreprise : la dénomination sociale, le montant du capital social ainsi que la forme juridique (SARL, EURL, SASU, SAS, SNC…),
• Le numéro de votre entreprise (SIREN ou SIRET),
• Pour les commerçants : immatriculation au registre du commerce, ainsi que des sociétés suivies du greffe qui sont sur l’extrait Kbis,
• Pour les artisans : il faudra le numéro d’inscription au répertoire des métiers avec les chiffres qui désignent la CMA compétence (qui se trouve sur l’extrait D1),
• L’adresse du siège de la société.

Pour ce qui est du client, vous devrez y mettre :

• Leur nom (pour un particulier) ou le nom social (entreprise) ;
• L’adresse du domicile (pour le particulier) ou l’adresse du siège de l’entreprise.

Les professionnels qui travaillent dans les activités artisanales qui ont besoin d’assurance (comme les entreprises de bâtiment par exemple), ils doivent mettre sur leurs factures :

• L’assurance qui a été souscrite au nom de leur activité ;
• Les coordonnées de l’assureur ou du garant ;
• La couverture géographique de l’assureur ainsi que la garantie.

Enfin, pour les sociétés qui sont en liquidation, vous devez vraiment indiquer la mention « société  en liquidation » près de la dénomination sociale.

Ce qui doit être noté concernant la vente ou la prestation réalisée

Pour les factures qui devra être émise par les professionnels devrait indiquer précisément la dénomination de chaque produit ou service facturé. Vous devez donc y mettre :

• Pour toutes les ventes : la nature, la référence, la quantité, le prix unitaire hors taxe ou le taux horaire hors taxe, les caractéristiques. Si l’occasion se présente, il est primordial de ventiler les matériaux fournis ainsi que la main d’œuvre.

La quantité s’entend, suivant les habitudes de l’entreprise :

• En unité de produit ou de service (1, 10, 100),
• En poids, en volume ou en taux horaires.

Ce qui doit figurer concernant le TVA

Vous devez savoir que le professionnel devra noter le numéro individuel de la TVA sur toutes les factures pour les montants supérieurs à 150 euros, hors taxes. Cette identification du client n’est demandée que s’il doit autoliquider sa taxe. La facture devra ensuite indiquer le taux de TVA à appliquer. Pour ce qui est des opérations soumises à des taux de TVA différents, celui appliqué devra être indiqué pour chaque produit ou service. Le récapitulatif de la somme totale de la TVA due devra aussi être sur toutes les factures :

• Pour les professionnels en franchise en base de TVA, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
• Pour les professionnels qui facturent des prestations de services à des clients qui sont installés dans l’Union européenne (à part la France) et qui sont assujettis à la TVA dans leur pays, la mention « TVA due par le preneur, article 283-2 du CGI » ou « article 44 de la directive 2008/8 ».
• En ce qui concerne les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA, la mention « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI ».

Les autres mentions obligatoires

Il y a quelques précisions qui concernent les autres mentions obligatoires sur les factures qu’un professionnel va émettre :

• La date où la facture a été émise devra être la même que la date où elle a été établie ;
• La date où la vente a été réalisée ou que la prestation facturée devra correspondre au jour effectif de la fin de la livraison d’un produit ou de la fin de la réalisation d’un service.
• Les réductions, les ristournes, ainsi que les rabais de prix qui ont été accordés à la date de la vente ou de la prestation devront aussi être mentionnés sur la facture. Les escomptes qui n’ont pas été prévus sur la facture ne vont pas en faire partie.